Zuwendungsbestätigungen gehören für viele Organisationen zu den regelmäßig wiederkehrenden und gleichzeitig sensiblen Verwaltungsaufgaben. Mit neuen Self-Service-Funktionen in gettup könnt ihr diesen Prozess nun vollständig eigenständig durchführen – von der Erstellung über den Download bis hin zum optionalen E-Mail-Versand.
Die Erstellung von Zuwendungsbestätigungen wurde in gettup erweitert. Organisationen profitieren ab sofort von zwei wesentlichen Neuerungen:
- Sammelzuwendungsbestätigungen können eigenständig im Self-Service erstellt werden.
- Einzelzuwendungsbestätigungen lassen sich nun im Massenverfahren für mehrere Spender:innen gleichzeitig erzeugen.
Ergänzend zur Möglichkeit des Downloads der Dokumente steht für beide Varianten ab sofort ein integrierter E-Mail-Versand zur Verfügung.
Struktur statt Einzelaktionen: Das Auftragsprinzip
Kern der neuen Funktion ist die Erstellung über Aufträge. Statt einzelne Dokumente isoliert zu erzeugen, wird ein klar definierter Erstellungsprozess gestartet, der die gewünschten Zuwendungsbestätigungen systematisch generiert.
Dieses Prinzip schafft mehrere Vorteile:
- Effizienz: Auch größere Volumina lassen sich strukturiert abwickeln.
- Planbarkeit: Freie Entscheidung für den Zeitpunkt der Ausführung.
- Effizienz: Erstellung, Download und Versand greifen nahtlos ineinander.
Die bekannten fachlichen und formalen Voraussetzungen für die Erstellung von Zuwendungsbestätigungen bleiben selbstverständlich weiterhin Grundlage des Prozesses.
Sammelzuwendungsbestätigungen jetzt im Self-Service
Sammelzuwendungsbestätigungen für Jahreszeiträume können nun direkt in gettup generiert werden. Das Warten auf die zentrale Ausführung ist nicht mehr erforderlich.
Nach Abschluss eines Auftrags stehen die Dokumente gesammelt zur Verfügung:
- als ZIP-Dateien zum Download
- zur internen Archivierung oder Weiterleitung
- oder für den direkten E-Mail-Versand an die jeweiligen Empfänger:innen
Damit wird aus einem traditionell manuellen Arbeitsschritt ein strukturierter, digital unterstützter Prozess.
Einzelzuwendungsbestätigungen im Massenverfahren
Einzelzuwendungsbestätigungen konnten in gettup bereits bisher erstellt werden. Neu ist nun die Möglichkeit, mehrere Einzelbestätigungen gebündelt in einem Durchlauf zu erzeugen. Damit entfällt die bisher notwendige Einzelerstellung bei größeren Mengen.
Das bedeutet konkret:
- Gleichzeitige Erstellung für mehrere Spender:innen
- Gebündelter Download und Versand statt Einzelaktionen
- Einheitlicher Ablauf und Transparenz
Download als ZIP-Datei
Sowohl Sammel- als auch Einzelzuwendungsbestätigungen können nach der Erstellung gesammelt als ZIP-Dateien heruntergeladen werden:
- Als gesamter Download aller erstellten Zuwendungen
- Als Teilmenge, nur für den Postversand (Spender ohne eigene E-Mailadresse)
- Adressdatei für optionalen Druck- und Postversand
Direkter E-Mail-Versand aus gettup
Zusätzlich können die erzeugten Zuwendungsbestätigungen direkt aus gettup per E-Mail versendet werden.
Voraussetzung hierfür ist:
- Eine hinterlegte, persönliche E-Mail-Adresse beim jeweiligen Kontakt
- Eine gültige Einwilligung gemäß DSGVO für den Erhalt von E-Mails von gettup
Optional ist ein Export der Empfänger für den Versand mit einer eigenen E-Mailing-Lösung.
So lässt sich der gesamte Prozess – von der Erstellung bis zur Zustellung – digital innerhalb der Anwendung abbilden.
Fazit
Mit der Erweiterung der Zuwendungsbestätigungen in gettup profitieren Organisationen insbesondere von:
- Self-Service-Erstellung von Sammelzuwendungsbestätigungen
- Massenverarbeitung von Einzelzuwendungsbestätigungen
- Integriertem E-Mail-Versand bei vorliegender Einwilligung
Damit werden sowohl wiederkehrende Jahresprozesse als auch unterjährige Einzelvorgänge effizienter und digitaler gestaltet.
Bei Fragen oder zur Vorbereitung auf die Nutzung stehen die entsprechenden Dokumentationsbereiche hier im Support-Portal bereit.