Problem
Bei der automatischen Erzeugung der Sammelzuwendungsbestätigungen wurde für einen Spender kein Dokument erzeugt.
Lösung
Wenn für einen Spenderkontakt keine Sammelzuwendungsbestätigung erzeugt wurde, kann das unterschiedliche Gründe haben:
- Beim betreffenden Spenderkontakt lagen zum Zeitpunkt der Erstellung der Dokumente keine oder unvollständige Adressdaten vor.
- Für den Spenderkontakt wurden im betreffenden Jahr bereits Einzelzuwendungsbestätigungen erzeugt. Da Zuwendungsbestätigungen nur einmalig ausgestellt werden dürfen, können für Spender, für die bereits eine Einzelbestätigung im betreffenden Jahr erzeugt wurde, keine Sammelzuwendungsbestätigung mehr erstellt werden. Für diesen Kontakt können daher im selben Jahr ausschließlich Einzelzuwendungsbestätigungen ausgestellt werden.
- Die mit dem betreffenden Spenderkontakt verknüpfte Buchung der Spendenzahlung erfolgte nicht auf ein dafür festgelegtes SKR49-Konto.
Sollte es aus den oben genannten Gründen erforderlich sein, Korrekturen durchzuführen, können diese auch nach der ersten Erstellung der Dokumente erfolgen und eine erneute Erstellung der Sammelzuwendungsbestätigungen ausgelöst werden. Bitte kontaktiere dafür den gettup Kundenservice.
Problem
Ich habe alle Spendeneingänge für ein Jahr korrekt verbucht und möchte nun die Zuwendungsbestätigungen für dieses Jahr herunterladen. Im betreffenden Bereich „Zuwendungsbestätigungen“ gibt es aber keinen Download für das gewünschte Jahr. Kann ich die Sammelzuwendungsbestätigungen selber erzeugen?
Lösung
gettup stellt die Sammelzuwendungsbestätigungen zu Beginn des Folgejahres des Spendenzeitraumes (Mitte Februar) zum Download zur Verfügung. Als Nutzer kann man diesen Prozess nicht selber starten.
Warum müssen wir mit der Erstellung bis Mitte Februar warten?
Da wir die Erstellung der Sammelzuwendungsbestätigungen für alle unsere Kunden automatisiert durchführen, geben wir unseren Kunden bis 15. Februar Zeit, ihre Spendeneingänge des letzten Jahres zu verbuchen.
Problem
Ich habe über die Buchhaltungsfunktion einen Spendeneingang verbucht und einem Kontakt zugeordnet. Warum kann ich für diese Spende keine Zuwendungsbestätigung erstellen?
Lösung
Damit gettup eine Zuwendungsbestätigung erzeugen kann, sind folgende Voraussetzungen erforderlich:
- Deine Organisation muss von uns als gemeinnützig verifiziert sein.
- Der Spendeneingang muss in der Buchhaltung auf eines der dafür bestimmten SKR49 Konten gebucht sein.
- Im Spenderkontakt müssen vollständige Adressdaten hinterlegt sein. Bitte rufe die Kontaktdetails auf und ergänze über „Kontakt bearbeiten“ die fehlenden Daten.
- Für den betreffenden Kontakt darf im selben Veranlagungsjahr keine Sammelzuwendungsbestätigung vorliegen.
Problem
Ich habe Spenden, die ich bestimmten Projekten und in der Buchhaltung unterschiedlichen Konten zuordnen möchte. Kann ich dafür eigene Konten anlegen und werden für diese automatisch Zuwendungsbestätigungen erzeugt?
Lösung
Falls du eingegangen Spenden weiter unterteilen möchtest, um zum Beispiel zweckgebundene Spenden unterschiedlichen Projekten zuordnen und für diese automatisch Zuwendungsbestätigungen ausstellen lassen zu können, musst du den Spendenbuchungen das entsprechende Projekt zuordnen (unter Detailansicht der Buchung oder unter Referenzen in den Buchungsdetails). Darüber hinaus kannst du im Kontenplan für einzelne Projekte individuelle Konten anlegen und die Spendenzahlungen darauf buchen. Hierfür stehen dir Konten aus einem bestimmten Nummernbereich zur Verfügung. Folgende Konten werden für die automatische Erstellung von Zuwendungsbestätigungen berücksichtigt: 3220, 3221, 3222, 3225, 3226, 3229, 3230, 3231 und 3233 bis 3239.
Problem
Neben Geldzuwendungen bekommt meine Organisation auch viele Sachspenden. Kann ich hierfür in gettup auch Zuwendungsbestätigungen ausstellen?
Lösung
Aktuell kann man für Sachspenden in gettup noch keine Zuwendungsbestätigungen ausstellen. Das ist im derzeitigen Buchungsformular nicht abbildbar, da man Angaben zum Spendengegenstand machen muss. Geplant ist aber, mittelfristig (Ende 2022, Anfang 2023) die Funktion Zuwendungsbestätigung für Sachspenden zu erweitern.
Problem
Ich brauche Zuwendungsbestätigungen aus früheren Jahren.
Lösung
Die Zuwendungsbestätigungen sind bis 10 Jahre nach Erstellungsdatum über unsere Anwendung abrufbar. Gehe dazu in den Bereich „Kontakt“ und öffne dort in der Randspalte den Bereich „Zuwendungsbestätigungen“ . Hier kannst du nun in der Übersicht das ZIP-Archiv des betreffenden Jahres wählen.
Problem
Ich habe vergessen, eine Spende als Zuwendung zu verbuchen oder einen Zahlungseingang falsch verbucht und musste das nach dem automatischen Erstellen der Zuwendungsbestätigungen korrigieren.
Lösung
Kein Problem! Wenn du alle Buchungen für das betreffende Jahr erledigt oder korrigiert hast, können wir die automatische Erstellung der Zuwendungsbestätigungen erneut starten. Bitte schreibe dazu einfach eine E-Mail an kundenservice@gettup.de und nenne uns den Namen deiner Organisation sowie das betreffende Jahr. Wir antworten dir, sobald die Zuwendungsbestätigungen erneuert wurden (in der Regeln innerhalb von 24 Stunden).
Problem
Ein Mitglied möchte für seinen Mitgliedsbeitrag eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt bekommen. Ich kann aber dafür keine ausstellen, bzw. in der Sammelzuwendungsbestätigung werden Mitgliedsbeiträge nicht aufgeführt.
Lösung
Deine Organisation ist nicht berechtigt, für Mitgliedsbeiträge eine Zuwendungsbestätigung auszustellen. Dies geht aus dem Freistellungsbescheid oder aus dem Bescheid nach §60a AO hervor, den wir bei der Verifizierung deiner Organisation geprüft haben. Wenn du der Meinung bist, dass diese Einstellung fehlerhaft ist, bitten wir dich, uns zu kontaktieren.
Problem
Ich möchte eine Zuwendungsbestätigung (Spendenquittung) für eine Geldspende ausstellen.
Lösung
Zuwendungsbestätigungen können auf zwei Wegen ausgestellt werden: Als Sammelzuwendungsbestätigung (Sammel-ZB) und als Einzelzuwendungsbestätigung (Einzel-ZB).
Sammelzuwendungsbestätigung
gettup erstellt am Anfang jedes Jahres (meist Mitte Februar) für alle Zahlungseingänge, die in der Buchhaltung als Spende verbucht und einem Kontakt zugeordnet wurden, automatisch Sammelzuwendungsbestätigungen. Dazu generiert gettup für jeden Kontakt ein Dokument, in dem alle Spenden und ggf. Mitgliedsbeitragszahlungen des vorangegangenen Jahres aufgeführt werden. Dieses Dokument basiert auf den von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellen, offiziellen Formularen. gettup stellt diese Sammel-ZB für alle betreffenden Kontakte als Massenexport in Form einer ZIP-Datei zur Verfügung und hinterlegt die individuelle Sammel-ZB eines Spenders/Mitglieds auf der Kontaktseite des Spenders/Mitglieds im Original und in Kopie.
Einzelzuwendungsbestätigung
Als Nutzer der gettup Software kannst du alternativ für eine Einzelspende oder Mitgliedsbeitragszahlung eine Einzelzuwendungsbestätigung ausstellen. Dazu steht dir in der Kontaktansicht bei der betreffenden Buchung im Kontextmenü (die drei Punkte am Ende der Zeile) die Funktion „Zuwendungsbestätigung erzeugen“ zur Verfügung. Die erzeugte Einzel-ZB wird in der Tabelle am Ende der Kontaktseite mit der Beschreibung „Einzelzuwendungsbestätigung“ hinterlegt. Von dort kannst Du sie erneut im Original aufrufen oder sie als Kopie versenden.
Bitte beachte, dass du für einen Kontakt im selben Jahr entweder nur Einzel-ZB oder nur Sammel-ZB ausstellen kannst. Das bedeutet, wenn du für einen Kontakt unterjährig eine Einzel-ZB ausgestellt hast, wird für diesen Kontakt keine Sammel-ZB mehr erzeugt. Weitere Spenden oder Mitgliedsbeitragszahlungen musst du in diesem Fall also ebenfalls als Einzel-ZB ausstellen und versenden!