gettup macht das Ausstellen von Spendennachweisen einfach. Vor allem, wenn sehr viele Bestätigungen verarbeiten werden müssen. Da in gettup alle für eine Zuwendungsbestätigung erforderlichen Daten bereits vorliegen, können Einzelbestätigungen mit nur einem Klick generiert werden. Zusätzlich erzeugt gettup am Jahresanfang automatisch Sammelbestätigungen für das zurückliegende Jahr, die nur noch heruntergeladen und versendet werden müssen.
Doch damit die Erstellung der Dokumente so einfach und vor allem fehlerfrei funktioniert, müssen Voraussetzungen erfüllt sein.
Zur Supportseite „Zuwendungsbestätigungen – Voraussetzungen“
1. Aktueller Nachweis der Gemeinnützigkeit
Nur Vereine, die von uns als gemeinnützig verifiziert sind, können in gettup Zuwendungsbestätigungen erstellen. Dazu ist die Vorlage eines aktuellen Feststellungs- oder Freistellungsbescheids erforderlich. Dieser muss in der gettup Anwendung hochgeladen werden.
Falls eure Organisation einen Bescheid erhalten hat, der neuer als der bereits hinterlegte ist, muss dieser in gettup zur Aktualisierung eingereicht werden. Bleibt dieser Schritt aus, werden Bestätigungen erzeugt, in denen Daten aus dem abgelaufenen Bescheid verwendet werden – diese Nachweise sind nicht rechtsgültig.
Bitte sorgt also dafür, einen eventuell neuen Bescheid zur Aktualisierung der Daten einzureichen, denn gettup übernimmt für die Richtigkeit der Daten keine Haftung.
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2. Pflege der Stammdaten
Für eine korrekte Zuwendungsbestätigung ist die Nutzung aktueller Daten des Zuwendungsempfängers entscheidend. Änderungen an z. B. der Bezeichnung der Organisation oder der Anschrift müssen daher vor dem Ausstellen der Bestätigung in den Stammdaten der Organisation aufgenommen werden.
Wir empfehlen darüber hinaus, in den Stammdaten auch die Daten der Personen zu hinterlegen oder zu aktualisieren, die in die Zuwendungsbestätigungen eingedruckt werden sollen. Auch das Hinterlegen eines Unterschriften Scans kann viel Aufwand ersparen, da dieser ebenso in die Bestätigung übernommen wird.
Zur Supportseite „Vorbereitung – Stammdaten“
3. Verbuchen von Spendenzahlungen
Der große Vorteil von gettup ist, dass Geldzuwendungen aus allen erdenklichen Quellen verarbeitet werden können.
Ob Spenden über ein Onlineformular generiert wurden, oder ob Spenden als Überweisung auf das Spendenkonto bei der Bank gelangt sind, oder ob Spenden in bar getätigt wurden, macht keinen Unterschied.
Durch die in gettup integrierte Buchhaltungsfunktion lassen sich alle spendenrelevanten Zahlungseingänge verarbeiten. Diese können Kontakten zugeordnet und mit Projekten verknüpft werden.
Und auch für Organisationen, die für Mitgliedsbeiträge Zuwendungsbestätigungen ausstellen dürfen (im Freistellungsbescheid ausgewiesen) ist in gettup gesorgt. Denn diese Zahlungen werden wie Spenden gehandhabt und, bei entsprechender Freistellung durch das Finanzamt, auf den Zuwendungsbestätigungen ausgewiesen.
Für die korrekte Ausstellung von Sammelzuwendungsbestätigungen ist es daher entscheidend, dass alle Spendeneinnahmen für das betreffende Veranlagungsjahr in der gettup Buchhaltung als Einnahmen verbucht wurden.
Das ist auch der Grund, warum gettup die Sammelzuwendungsbestätigungen erst im Februar erstellt. Eure Organisation hat so ausreichend Zeit, die Spenden für das zurückliegende Jahr zu verbuchen und gegebenenfalls Rückbuchungen in den ersten Wochen des neuen Jahres zu berücksichtigen.
Zur Supportseite „Vorbereitung – Buchhaltung“
4. Pflege von Kontaktdaten der Zuwendenden
Spendennachweise dürfen nur unter Angabe der vollständigen und korrekten Anschrift der zuwendenden Person oder Firma ausgestellt werden. Nur die in der Bestätigung ausgewiesene Person kann den Spendennachweis für die Steuerberechnung geltend machen.
Sind diese Angaben in gettup bei einem Spendenkontakt nicht hinterlegt, kann keine Zuwendungsbestätigung erzeugt werden. Diese Kontakte werden auch bei der Erstellung von Sammelzuwendungsbestätigungen nicht berücksichtigt.
5. Erzeugen von Zuwendungsbestätigungen
Sind die oben genannten Voraussetzungen erfüllt, kann in gettup eine Zuwendungsbestätigung erzeugt werden, bzw. wird der Spendenkontakt bei der Erstellung von Sammelzuwendungsbestätigungen verarbeitet.
Für welche Spendentransaktionen kann in gettup eine Zuwendungsbestätigung erzeugt werden?
Damit gettup weiß, welche Daten für einen Spendennachweis relevant sind, werden aus unterschiedlichen Transaktionen sogenannte Spendenobjekte erzeugt. Dazu zählen:
- Spenden, die über das gettup Spenden Widget erfasst wurden.
- Spenden, die über eine Schnittstelle (z. B. die RaiseNow Integration) importiert wurden.
- Spenden, die in der gettup Buchhaltung als Zahlungseingang auf ein spendenrelevantes Konto des Kontenplans verbucht wurden.
- Zahlungseingänge, die Fälligkeiten von Mitgliedschaften oder Spenden ausgleichen.
Für die genannten Transaktionen kann in gettup eine Zuwendungsbestätigung erzeugt werden, wenn für die zuwendende Person oder Firma vollständige Kontaktdaten vorliegen.
Eine Einzelbestätigung kann in der Detailansicht der Einnahmenbuchung und auch beim Spendenkontakt generiert werden.
Sammelbestätigungen, die alle Geldzuwendungen eines Jahres von einer zuwendenden Person oder Firma aufführen, werden von gettup automatisch erzeugt, unabhängig von der Höhe der Spendensumme – die Bagatellgrenze von derzeit 300 Euro wird dabei nicht berücksichtigt.
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6. Versand der Zuwendungsbestätigungen
gettup unterstützt die sonst mühsame Erstellung von Zuwendungsbestätigungen durch einen einfachen Prozess. Die Bestätigungen werden als PDF-Dokument zum Download angeboten und müssen, wenn man den Eindruck der Unterschriften nutzt, auch nicht mehr unterschrieben werden.
Für den Versand der Bestätigungen tragen die Organisationen selbst Sorge. Die Dokumente können als Anhang mit einer persönlichen E-Mail oder mit einem Anschreiben per Briefpost versendet werden.
Für den Fall, dass eine Zuwendungsbestätigung verloren geht, kann beim betreffenden Kontakt jederzeit eine Kopie heruntergeladen werden. Der Versand des Originals an die zuwendende Person oder Firma ist rechtlich nur einmalig zulässig, steht aber zur Einsicht und zur Ablage als Download zur Verfügung.
Beratung und Support
Solltet Ihr noch Fragen haben oder Unterstützung bei Zuwendungsbestätigungen benötigen, steht euch unser Kundenservice zur Verfügung. Bitte bucht dafür am besten einen Online-Beratungstermin unter https://calendly.com/gettup/beratung
Alternativ findet ihr hilfreiche Infos auch hier auf unseren Supportseiten in den Bereichen Dokumentation -> Kontakte und Dokumentation -> Finanzen und wir beantworten die häufigsten Fragen im FAQ-Bereich